Появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии . К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов . К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски . Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения - еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.
Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах ? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.
Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.
Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

  1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
  2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте).
  3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
  4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
  5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.

К сведению

Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты.
— Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Кроме того, мы, безусловно, сократим как прямые, так и косвенные издержки документооборота, — оценил перспективы внедрения ЭДО директор по ИТ ОАО «Кировский завод» Сергей Кулабухов.

« Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью. Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный. Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции. Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами. Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.»

Событие, которого ждали многие плательщики НДС, наконец-то свершилось – Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ 1 утверждены электронные форматы счетов-фактур. Теперь у компаний появилась возможность не только обмениваться электронными счетами-фактурами (в том числе корректировочными) с контрагентами, но и представлять их в налоговые органы по каналам ТКС. В статье мы рассмотрим как положительные, так и отрицательные стороны такого способа обмена документами (сразу оговоримся, что плюсов намного больше).

Законодательная база

Итак, Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, по сути, завершил формирование нормативно-правовой базы для запуска электронного документооборота, используемых при расчетах по НДС. Теперь, для того чтобы данный способ обмена документами в полной мере заработал на практике, необходимы лишь определенные усилия со стороны компаний и их контрагентов.

Первым шагом на этом пути стал Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, внесший в Налоговый кодекс дополнения, предоставляющие налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Как гласит абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть выставлен плательщиком НДС в электронном виде. Здесь же указаны условия, соблюдение которых позволяет налогоплательщику реализовать данную возможность (подробнее о них поговорим чуть позже).

Спустя некоторое время Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н был утвержден Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (далее – Порядок).

Сама форма счета-фактуры, в том числе корректировочного, и правила его заполнения, применяемые в настоящее время, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Последним в череде нормативно-правовых актов по данному вопросу стал Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, утвердивший электронные форматы (разработанные в соответствии с формами данных документов, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 1137):

  • счетов-фактур (в том числе корректировочных);
  • журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • книг покупок и продаж, а также дополнительных листов к ним.

Здесь надо добавить, что месяцем ранее Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ были утверждены электронные форматы документов, подтверждающих факты отправки и получения электронных счетов-фактур участниками обмена.

Электронные счета-фактуры: преимущества

Несомненным плюсом электронного документооборота является его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала значительное время (дни, а то и недели), теперь на это у компании будут уходить буквально считанные минуты. Причем контрагент по правилам электронного документооборота должен оперативно (что также немаловажно) уведомить о получении того или иного электронного документа . Пересылать электронные счета-фактуры по каналам ТКС отныне можно и инспекторам, что также существенно упрощает процедуру проведения мероприятий налогового контроля.

Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению как минимум двух статей затрат – канцелярских и почтовых расходов. Ведь в этом случае компании не придется оформлять большое количество бумажных счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам почтой или курьером. Кроме того, использование электронного документооборота позволит компании оптимизировать свой внутренний документооборот и улучшить качество управления, что в конечном итоге не может не сказаться на прибыльности ее бизнеса.

Помимо очевидных экономических и временных выгод, которые плательщики НДС могут извлечь из обмена электронными документами, есть еще один немаловажный фактор, свидетельствующий о бесспорном преимуществе данного способа обмена документами. Он позволит избежать ряда ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС. Но, прежде чем анализировать эти ошибки, скажем несколько слов непосредственно об организации самого процесса обмена.

Счет-фактура в электронном виде: процесс обмена

Решение – переходить или нет на электронный документооборот – компания должна принять сама, такой переход не является обязанностью. Как подчеркнуто в Письме Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Иными словами, в случае положительного решения компании необходимо согласовать указанный момент со своими контрагентами, которым она планирует направлять счета-фактуры по ТКС. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделок на составление счетов-фактур в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует. Следовательно, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил, обычаев делового оборота, то есть посредством обмена соответствующими документами, из которых явно следует волеизъявление сторон по данному вопросу.

Но это не единственное соглашение, которое надлежит оформить компании, решившей стать участником обмена электронными документами. Есть еще третий участник процесса – оператор, без которого обмен электронными счетами-фактурами невозможен (п. 1.3 Порядка). Стороны, участвующие в обмене электронными документами, вправе заключить соглашение как с одним оператором, так и с разными (то есть посредников в процессе обмена может быть два – оператор продавца и оператор покупателя). В любом случае для успешного обмена электронными счетами-фактурами необходимо, чтобы у операторов и участников обмена были совместимые технические средства и возможности для приема и обработки информации (это условие прописано в п. 1 ст. 169 НК РФ). Несомненно, этот вопрос компании нужно выяснить заранее, иначе обмен может просто не состояться.

Очевидно, возможности электронного документооборота будут расширяться и далее. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2 подчеркнуто, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком. Подобный вывод чиновников обоснован ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ. В ней, в частности, сказано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе. Добавим, в новом Законе о бухгалтерском учете 4 , который начнет действовать 1 января 2013 года, требования об использовании официально утвержденных форм первичных документов больше нет. Остались лишь обязательные реквизиты, они приведены в п. 1 ст. 9. А в пункте 5 данной статьи прямо разрешено использовать при подписании первичной учетной документации ЭП. При этом обязанность делать бумажную копию электронного документа по требованию контрагента сохранилась (она определена п. 6 ст. 9 названного закона 5). Впрочем, рассчитывать на то, что процесс внедрения электронного документооборота пройдет просто и быстро, нельзя. Причиной тому – как недостатки (нехватка) технической базы контрагентов (и операторов), так и определенные психологические барьеры – цифровой формат документа вызывает некоторое недоверие, поскольку опровергает уже устоявшийся принцип относительно «обязательного наличия бумажки». Поэтому какое-то время компаниям, решившим перейти на новый формат документооборота, по-видимому, придется совмещать электронные технологии и бумажный вариант обмена документами с контрагентами.

Каких проблем с вычетом НДС можно избежать

Теперь, как было обещано ранее, проанализируем, каких распространенных ошибок при составлении счетов-фактур можно не опасаться (в рамках реализации права плательщика НДС на вычет), если использовать электронные счета-фактуры.

  1. Неверное указание обязательных реквизитов

    2. На практике при заполнении счета-фактуры (в том числе корректировочного) могут быть допущены различные ошибки, однако только некоторые из них являются основанием для отказа в вычете НДС покупателю или продавцу. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ в вычете может быть отказано, если ошибки в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) не позволяют налоговым органам при проведении проверок идентифицировать продавца или покупателя (Письмо Минфина России от 24.04.2012 № 03-07-09/41). В частности, в счете-фактуре обязательно должны быть указаны ИНН продавца и покупателя (пп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). Подобные ошибки, конечно, не носят систематического характера, тем не менее налогоплательщики их допускают. И такие ошибки зачастую выявляются не сразу. В лучшем случае они влекут (если их выявят сами контрагенты) внесение исправлений в выставленные счета-фактуры (или их замену на правильно оформленные документы), в худшем – такие ошибки (в случае их выявления налоговым органом в ходе налоговой проверки) чреваты гарантированным отказом в вычете.

    При обмене электронными счетами-фактурами подобная ошибка в принципе невозможна, так как при отправке документа программа сверит указанные в нем сведения со справочником ЕГРЮЛ. Помимо этого, программное обеспечение не допустит отправки документа, если в нем не будут заполнены все обязательные реквизиты (поля) или допущены иные ошибки при их заполнении. Например, указана ставка налога 10%, а сумма налога рассчитана исходя из ставки 18% или по расчетной ставке 18/118. При составлении счетов-фактур вручную вероятность совершения подобных ошибок достаточно велика.

  2. Отсутствие подписей или их расшифровки

    3. По общему правилу счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ).

    Обратите внимание:

    Если подпись на документе могут ставить и другие уполномоченные лица, это право должно быть закреплено приказом или доверенностью от имени компании. В главе 21 НК РФ не запрещается указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03-07-09/39).

    Однако отсутствие подписи главного бухгалтера может лишить компанию возможности применить вычет (постановления ФАС ПО от 19.05.2011 № А65-20359/2010, ФАС СКО от 09.04.2010 № А15-2130/2008). Исключением является ситуация, когда в штате налогоплательщика такая должность отсутствует (см. Постановление ФАС ВСО от 12.04.2011 № А19-11133/08). Помимо проверки самого факта наличия подписей, контролирующие органы во время проверок зачастую сверяют подписи на экземплярах покупателя и поставщика (см., например, Постановление ФАС МО от 10.03.2010 № КА-А40/1521-10).

    Неоднозначна ситуация и с использованием факсимильной подписи на счетах-фактурах – налоговики нередко отказывают в вычете по таким документам, и их поддерживают суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, ФАС ВВО от 11.07.2011 № А11-4080/2010). Это объясняется тем, что налоговым законодательством возможности использовать факсимиле не предусмотрено, вследствие чего контролирующие органы считают наличие факсимиле на счете-фактуре нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ. Помимо упомянутых решений, вывод о неправомерности подобного подписания счетов-фактур содержится в Письме Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33. Однако в арбитражной практике до сих пор встречаются противоположные решения (см., например, Постановление ФАС МО от 07.03.2012 № А40-128912/10-127-739).

    В электронном счете-фактуре допустить все вышеперечисленные ошибки невозможно. На электронном документе ставится только одна электронная подпись – руководителя организации или уполномоченного лица. Такая подпись изначально уникальна для каждого владельца и содержит исчерпывающие сведения о лице, подписавшем документ, – ФИО, должность, которые заполняются при выдаче электронной подписи владельцу. Подобная информация позволяет достоверно установить лицо, подписавшее счет-фактуру. Значит, претензии насчет расхождений в подписях одного и того же уполномоченного лица исключены вовсе. Более того, электронный счет-фактура составляется в одном экземпляре, хотя доступ к нему имеют все участники электронного документооборота. Впрочем, даже если экземпляров документа будет два, электронные подписи одного владельца, проставленные на них, будут абсолютно идентичны.

    Электронный документооборот также позволит избежать претензий контролирующих органов по поводу того, что документ подписан не уполномоченным на совершение подобных действий лицом (в частности, при отсутствии приказа или доверенности, подтверждающих его полномочия), поскольку сертификат ЭП выдается на имя лица, обладающего соответствующими полномочиями. До сих пор споры по этому поводу разрешаются в пользу как налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09,ФАС УО от 13.02.2012 № Ф09-10074/11, ФАС СЗО от 25.01.2012 № А05-2340/2011, ФАС ЦО от 05.08.2011 № А64-4898/2010 6), так и налоговых органов (постановления ФАС ПО от 07.02.2012 № А55-11080/2011, ФАС ДВО от 29.08.2011 № Ф03-3821/2011 7 ,ФАС МО от 20.05.2011 № КА-А40/4356-11). Добавим, исход подобных споров в суде зависит от их конкретных обстоятельств, а также от того, насколько убедительные доводы представит каждая из сторон.

  3. «Опоздавшие» счета-фактуры

    4. На практике довольно часто возникают ситуации, когда счета-фактуры поступают покупателю с опозданием, то есть в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы и услуги) были им приобретены и оприходованы. Налоговый кодекс данный момент (в части периода применения вычета) не определяет. Официальная позиция Минфина на этот счет заключается в следующем: вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура. Даты выставления счетов-фактур и оприходования товаров (работ, услуг) значения в данном случае не имеют (письма от 03.02.2011 № 03‑07‑09/02, от 22.12.2010 № 03-03-06/1/794). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика, в которой высказывается мнение, что вычет «входного» налога может быть заявлен лишь в том периоде, в котором выполнены все перечисленные в ст. 172 НК РФ условия (см. постановления ФАС СКО от 21.04.2011 № А53-14613/2010, ФАС МО от 24.08.2011 № КА-А41/9191-11). Например, в Определении ВАС РФ от 19.07.2010 № ВАС-8735/10 высказана следующая точка зрения: по смыслу ст. 171 и 172 НК РФ налогоплательщик не вправе применить налоговый вычет до того момента, когда будет соблюдена совокупность условий: поступление к нему счета-фактуры и принятие им товара к учету. Эти события могут не совпадать по времени, но получение выставленного счета-фактуры не в том налоговом периоде, в котором была совершена операция, а в более позднем не исключает возможности применения налогового вычета (см. также Постановление ФАС СКО от 04.04.2012 № А20-246/2011).

    В любом случае в качестве доказательства правомерности применения вычета (особенно на стыке налоговых периодов) налогоплательщику приходится хранить конверты со штемпелем почтового отделения, вести журналы входящей корреспонденции. Плательщику НДС сложнее доказать свое право на вычет в спорной ситуации, если эти документы утрачены или отсутствуют вовсе.

    Проблема вычета по «опоздавшему» счету-фактуре решается довольно легко, если использовать электронный формат документов. В пункте 1.11 Порядка введено понятие «дата получения счета-фактуры» – это дата, которую оператор фиксирует в подтверждении, направляя электронный счет-фактуру покупателю. Именно ее необходимо указывать в журнале учета полученных счетов-фактур, она и будет являться доказательством момента получения документа. При этом счет-фактура считается полученным при наличии извещения покупателя (подписанного ЭП) о получении данного документа, подтвержденного оператором.

  4. Несвоевременное выставление счета-фактуры

    5. Конечно, нарушение установленного п. 3 ст. 168 НК РФ срока для выставления счета-фактуры нельзя назвать типичной причиной отказа налогового органа в предоставлении покупателю вычета «входного» налога. Однако судебная практика убеждает нас в том, что такие споры все же случаются. Их суть состоит в следующем.

    Пункт 5 ст. 169 НК РФ содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Среди них указана лишь одна дата – составления счета-фактуры (пп. 1 названного пункта), то есть та дата, когда документ был оформлен или выписан 8 . А в пункте 3 ст. 168 НК РФ говорится о необходимости соблюдения пятидневного срока со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) для выставления счета-фактуры покупателю.

    Глаголы «составлять» и «выставлять», используемые в приведенных нормах, являясь однокоренными, все же несут разную смысловую нагрузку, поэтому теоретически даты могут не совпадать. Как следствие – при бумажном документообороте счетов-фактур возникают споры о том, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок.

    Минфин, в свою очередь, в Письме от 09.11.2011 № 03-07-09/39 высказал мнение, что счет-фактура, выписанный с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, не может служить надлежащим подтверждением права покупателя на вычет (см. также Письмо от 17.02.2011 № 03-07-08/44). (Правда, речь в письмах шла о выписке документа до того момента, как товар был отгружен покупателю). Впрочем, в Письме Минфина России от 26.08.2010 № 03-07-11/370 были сделаны аналогичные выводы без указания конкретных обстоятельств, приведших к нарушению срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ. Значит, выводы, сделанные в последнем письме, можно считать более универсальными.

    Все же имеющаяся судебная практика, как правило, указывает на несостоятельность подобных доводов. Суды, принимая решение в пользу плательщиков НДС, обосновывают его тем, что нарушение пятидневного срока для выставления счета-фактуры не указано в п. 2 ст. 169 НК РФ в качестве основания для отказа в вычете «входного» налога (см., например, постановления ФАС ПО от 08.09.2010 № А55-14066/2009, ФАС СКО от 24.08.2009 № А53-19676/2008-С5-23 9).

    Несмотря на то что судебная практика по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков, применение электронных документов позволит избежать подобных проблем вовсе. Так, в п. 1.10 Порядка определено, что датой выставления электронного счета-фактуры считается день поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота. То есть в реквизитах электронного счета-фактуры указывается дата составления, а дата выставления определяется и вносится в журнал на основании сведений, указанных в подтверждении оператора, через которого отправлен документ. При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу пришли от оператора подтверждение и от покупателя извещение о получении файла со счетом-фактурой.

    Что касается бумажного оформления счетов-фактур, плательщик НДС также может минимизировать вышеназванные риски, если воспользуется разъяснениями, данными в Письме Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/57. В нем, в частности, чиновники рекомендуют в графе «Дата выставления» в журнале учета счетов-фактур 10 указывать дату составления счета-фактуры.

  5. Внесение исправлений в счет-фактуру

    6. Как известно, счет-фактура составляется (в бумажном варианте) в двух экземплярах: один для покупателя, другой для продавца. Оба обладают одинаковой юридической силой и являются подтверждающим документом факта совершения сделки для каждой из ее сторон. Оба экземпляра, разумеется, должны быть идентичными. То есть счет-фактура, по которому покупатель предъявляет НДС к вычету, должен полностью соответствовать счету-фактуре, на основании которого продавец начисляет налог в бюджет (письма УФНС по г. Москве от 30.01.2008 № 19-11/007720, от 14.06.2007 № 19-11/055846).

    Тем не менее практика показывает, что сведения, указанные в них, могут отличаться. Если экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя не идентичны из-за внесенных в них одной из сторон сделки исправлений, налоговые органы могут отказать в вычете, правда, лишь в случае исправления тех сведений, которые абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ указаны в качестве оснований для отказа в вычете (например, расхождения в наименовании товара, его стоимости, налоговой ставке). Если расхождения являются незначительными, суды не усматривают оснований для отказа в вычете «входного» налога. Как подчеркнуто в Постановлении ФАС МО от 09.03.2010 № КА-А40/1449-10, действующее налоговое законодательство не устанавливает обязанности налогоплательщика и не предоставляет ему возможности проверять правильность оформления экземпляра счета-фактуры, остающегося у контрагента.

    Таким образом, уж если вносить исправления, то в оба экземпляра (Письмо Минфина России от 20.08.2010 № 03-07-11/359). Однако и в этом случае плательщику НДС не гарантировано отсутствие споров с контролерами, поскольку возникает другой вопрос: в каком налоговом периоде нужно применять вычет по исправленному счету-фактуре?

    Минфин настаивает, что право на вычет «входного» НДС у покупателя возникает только в том налоговом периоде, когда был получен исправленный (бумажный) счет-фактура. При этом чиновники считают, что любое исправление в счете-фактуре должно осуществляться через процедуру аннулирования его и дополнительных листов книги покупок (письма Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-11/196, от 13.11.2010 № 03-07-11/436, от 23.07.2010 № 03-07-11/305). То же самое было сказано в Письме ФНС России от 01.04.2010 № 3-0-06/63.

    Арбитражная практика по данному вопросу представлена решениями, в которых высказаны различные мнения относительно периода применения вычета. Есть решения, в которых суды поддерживают чиновников (см. постановления ФАС ПО от 30.11.2010 № А65-17164/2009,ФАС ВСО от 02.07.2010 № А19-4798/10). Иная точка зрения (заключающаяся в том, что момент применения налоговых вычетов не связан с моментом внесения исправлений в счета-фактуры) отражена, например, в Определении ВАС РФ от 12.07.2010 № ВАС-9262/10, постановлениях ФАС УО от 24.05.2011 № Ф09-1652/11-С2, ФАС СКО от 11.03.2010 № А15-1709/2009). Ранее аналогичные выводы были сделаны высшими арбитрами в постановлениях от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07.

    В случае с электронным документом создается единственный файл со счетом-фактурой, доступ к которому имеют оба участника документооборота. Поэтому расхождений в сведениях, отраженных в нем, технически быть не может. Покупатель получает тот вариант документа, который подготовил и отправил продавец. Что касается процедуры внесения исправлений в счет-фактуру, она регламентирована п. 1.12 Порядка и осуществляется с ведома обоих участников обмена электронными документами. Так, покупатель, желающий внести исправления в полученный документ, направляет через оператора уведомление об уточнении. Продавец, в свою очередь, исправив указанные в уведомлении ошибки, направляет исправленный счет-фактуру покупателю, совершив заново все действия, предписанные настоящим Порядком. При этом оператор документально фиксирует каждый этап корректировки (п. 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 Порядка).

«Ложка дегтя»

Теперь об обещанной «ложке дегтя». Как это ни странно, именно преимущества электронного документооборота – оперативность, достоверность и предельная прозрачность – являются и негативной (если можно так выразиться) стороной процесса обмена электронными документами. Дело в том, что процедура оформления и пересылки электронных счетов-фактур, определенная порядком, не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом. При обмене бумажными документами такой способ используется налогоплательщиками достаточно активно (поскольку позволяет скрыть определенные огрехи, допущенные при оформлении документов), тогда как процесс обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия фиксируются не только непосредственными участниками обмена, но и независимой стороной – оператором. Поэтому абсолютно все варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового контроля. Следовательно, плательщикам НДС нужно уделять пристальное внимание порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок и продаж, а также в соответствующих журналах. Кроме того, цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС в месяце предоставления услуг (например, услуг связи) их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае поступит от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата получения документа Порядком теперь фиксируется.

  1. Документ опубликован в «Российской газете» 12 мая 2012 года, вступил в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования.
  2. Порядок аккредитации таких центров утвержден Приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320. В Минюсте данный приказ зарегистрирован 04.05.2012.
  3. Вступает в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования. На момент выхода журнала приказ опубликован не был.
  4. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  5. Эта обязанность закреплена в п. 7 ст. 9 ныне действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  6. Определением ВАС РФ от 01.12.2011 № ВАС-15570/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
  7. Определением ВАС РФ от 23.12.2011 № ВАС-14481/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
  8. В прежней редакции говорилось о дате выписки. Изменения внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.
  9. Определением ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16581/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
  10. Форма журнала утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137.

С 2019 года при работе с электронными счетами-фактурами (ЭСФ) необходимо руководствоваться .

Заполнение ЭСФ в 2019 году

В разделе отражаются данные, необходимые для идентификации документа, данные о дате выписки и виде электронного счета-фактуры.

Строки с указанием регистрационного номера и даты выпиcки ЭСФ заполняются автоматически информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и не могут быть отредактированы вручную.

Остальные строки заполняются самостоятельно ответственным лицом, которое производит выписку ЭСФ.
Если выписывается дополнительный или исправленный документ, в разделе отражаются сведения о виде ЭСФ, а также данные об исходном документе, к которому выписывается текущий.

Строка «Дата выписки на бумажном носителе» заполняется в следующих случаях:

  1. Если выписывается дополнительный или исправленный ЭСФ к счету-фактуре, выписанному на бумажном носителе, который не содержится в системе ИС ЭСФ и обязательство по оформлению которого в электронном виде не возникало на момент выписки;
  2. Если производится , который выписан на бумажном носителе и не содержится в ИС ЭСФ, обязательство по выписке которого в электронном виде также не возникало на момент его оформления;
  3. Если в период выписки в ИС ЭСФ возникли технические проблемы, то выписка счета-фактуры производится на бумажном носителе. После устранения технических ошибок, производится выписка ЭСФ с указанием даты выписки бумажного счета-фактуры.

В разделе указываются сведения о поставщике товаров, работ и услуг, которые позволяют идентифицировать его среди других налогоплательщиков (наименование, БИН/ИИН, адрес местонахождения, сведения о свидетельстве плательщика по НДС и другие). Если выписка ЭСФ производится структурным подразделением, в строке 6.0 может быть указан БИН структурного подразделения юридического лица.

Дополнительно в разделе указываются сведения о категории поставщика, которые оказывают влияние на заполнение ЭСФ. В документе можно указать, что поставщик является комитентом, комиссионером, экспедитором, лизингодателем, участником соглашения о разделе продукции, участником договора о совместной деятельности с указанием доли участия каждого, оказывает услуги по международной перевозке, является доверителем и т.д.

Если установлена отметка о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции или участником договора о совместной деятельности, то дополнительно указывается количество участников. В зависимости от количества указанных участников, увеличивается количество В «Реквизиты поставщика» , В1 «Банковские реквизиты поставщика» и , сведения в которых указываются по каждому участнику.

При указании сведений о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции, экспортером или международным перевозчиком, разрешена выписка ЭСФ в иностранной валюте, если это не противоречит .

Также в разделе содержится специализированная строка «Дополнительные сведения» , в которой можно указать дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки. Строки для указания дополнительных сведений содержатся и в других разделах, состав отражаемых в них данных определяется поставщиком самостоятельно.

Банковские реквизиты поставщика вынесены в отдельный раздел, в котором указывается номер банковского счета, наименование банка в котором он открыт, БИК банка и другие данные.

Раздел подлежит обязательному заполнению в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С отмечена категория получателя – Е «Государственное учреждение» ). При реализации иным категориям получателей, раздел заполняется на усмотрение поставщика.

В разделе С указываются сведения о получателе товаров, работ и услуг: ИИН/БИН получателя, его наименование, адрес местонахождения и другие данные. Если получателем ТРУ является структурное подразделение юридического лица, то в ЭСФ указывается БИН структурного подразделения.

Также в разделе указываются сведения о коде страны получателя в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным Решение Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Данная строка заполняется при реализации на экспорт, либо при перемещении товаров за пределы РК одним юридическим лицом. В остальных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .

В разделе предусмотрено указание категории, к которой относится получатель. Выделены следующие категории: комитент, комиссионер, лизингополучатель, участник договора о совместной деятельности, государственное учреждение, участник СРП, доверитель, нерезидент, физическое лицо (с предоставлением чека ККМ, при расчете электронными деньгами, при реализации товара физ лицу, который также зарегистрирован в качестве ИП, работнику в счет заработной платы) и т.д.

В случае если получатель не относится ни к одной из данных категорий, строка не заполняется.

Если отмечено что получатель является нерезидентом (установлен признак в графе F ), строка с указанием ИИН/БИН не заполняется.

Если покупатель является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции, при отметке соответствующего значения становится доступной строка для указания количества участников. Для данных категорий увеличивается количество разделов С «Реквизиты получателя» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» для указания сведений по каждому участнику.

Данный раздел заполняется только в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С в строке 20 отмечена ячейка Е Государственное учреждение ).

В разделе отражаются сведения о назначении платежа, БИК коде центрального уполномоченного органа по исполнению бюджета и иные сведения.

Раздел предназначен для указания данных о грузоотправителе и грузополучателе товаров. В разделе отдельно указываются необходимые данные грузоотправителя: ИИН/БИН, наименование, адрес, с которого произведена отправка товаров. А также отдельно указываются данные о получателе товаров: наименование, ИИН/БИН, адрес по которому доставлен реализуемый товар.

Если товар реализуется за пределы РК (на экспорт), а также передается в пределах одного юридического лица за пределы РК, то дополнительно заполняется строка «Код страны» . В строке указывается буквенный код страны, в которую реализован (перемещен) товар в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным . В иных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .

Данная строка является обязательной для заполнения. Остальные строки раздела заполняются на усмотрение поставщика.

В данном разделе указываются сведения о наличие, либо отсутствие заключенного договора на поставку товаров, работ, услуг, условиях оплаты, сведения о поставке по доверенности и другие.

Способ отправления товара указывается в виде цифрового обозначения в соответствии с классификатором видов транспорта и транспортировки товаров. Данный классификатор утвержден Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.


В случае вывоза товаров с территории РК, в разделе заполняются сведения о пункте назначения товаров – административно-территориальной единице, на территорию которой осуществляется поставка товаров.

Сведения об условиях поставки заполняются в соответствии с классификатором условий поставки, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Условия поставки обозначаются 3 заглавными буквами латинского алфавита.

В случае международных операций, условия поставки заполняются в соответствии с обычаями делового оборота (Инкотермс).

В данном разделе строка «Способ отправления» является обязательной для заполнения. Остальные строки заполняются на усмотрение поставщика.

В разделе указываются сведения о документе, подтверждающем поставку товаров, работ и услуг: его номер и дата.

В разделе отражаются все сведения о реализуемых товарах, работах, услугах: их наименование, единица измерения, реализуемое количество, цена, сведения о ставке и сумме акцизов, сведения по НДС и другие.

При оформлении , в разделе указывается код валюты и ее курс. Код валюты заполняется в соответствии с классификатором валют, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . По умолчанию строка заполняется кодом валюты-тенге и неактивна для редактирования. Изменить валюту документа можно в случае, если у поставщика установлена отметка в категориях «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», «Экспортер» или «Международный перевозчик» , либо если у покупателя установлена отметка в категории «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» .

В разделе в обязательном порядке указываются сведения о происхождении реализуемого товара. Графа для указания признака происхождения товаров, работ, услуг, заполняется цифровым значением по следующим правилам:

1 – при реализации товаров, включенных в , а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень изъятий, которые ранее были ввезены на территорию РК из ЕАЭС;
2 – при реализации товаров, не включенных в Перечень изъятия, а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых не включены в Перечень, ввезенных на территорию РК из стран-членов ЕАЭС;
3 – при реализации товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень, произведенные на территории РК;
4 - при реализации товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых не включены в Перечень, произведенные на территории РК;
5 – при реализации иных товаров, не предусмотренных значениями 1-4 , а также при реализации здания, сооружения или земельного участка;
6 – при выполнении работ, оказании услуг.

Сведения о наименовании реализуемых товаров, работ, услуг, отражаются в специальных графах.

В случае если оформляется реализация товаров, произведенных на территории РК, реализация работ или услуг, наименование заполняется в графе «Наименование товаров, работ, услуг» . В графе указывается наименование, используемое в учетных системах поставщика.

Если оформляется реализация товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), наименование заполняется также в графе «Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» . Данные в графе заполняются исходя из наименования, отраженного в (графа 31), либо в Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 2). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

Для товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), обязательно заполнение сведений по кодам «ТН ВЭД ЕАЭС». Коды ТН ВЭД ЕАЭС заполняются в соответствии с указанными кодами в (графа 33) или Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 3). Также графа заполняется при реализации товара, произведенного на территории РК (признак происхождения 3 и 4 (при экспорте в ЕАЭС) ). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически. В случае исключения кода ТН ВЭД ЕАЭС, в данной строке указывается код, действующий на дату выписки ЭСФ.

В графе «Единица измерения» указывается единица измерения реализуемых товаров, работ, услуг. Данная строка заполняется по товарам, для работ и услуг заполнение графы не является обязательным. По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

Графа «Ставка НДС» НДС по каждому товару (работе, услуги). Если ЭСФ выписывается на освобожденные обороты, либо налогоплательщик не состоит на учете по НДС, в графе указывается значение «Без НДС» . При отражении в ЭСФ данных по реализации за пределами РК, в графе необходимо указать значение - «Без НДС – не РК» .

Графа «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» заполняется сведениями в зависимости от указанного признака происхождения товара.

1. Если указан признак 1 (товар, входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:

2. Если указан признак 3 и товар реализуется на территорию ЕАЭС:
  • В случае – указывается 13-значный регистрационный номер сертификата происхождения товара (СТ-1);
  • В случае экспорта товара, произведенного на территории или свободных складов – указывается 11-значный регистрационный номер сертификата происхождения товара (СТ-KZ).
3.(с 1 июля 2019 года) Если указан признак 2 (товар, НЕ входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:
  • Либо 20-значным регистрационным номером Декларации на товары;
  • Либо 18-значным регистрационным номером Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

В графе «Номер товарной позиции из Декларации на товары или заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» указывается порядковый номер товара, отраженный в Декларации на товары, либо в Заявлении о ввозе товаров. Строка обязательна для заполнения по товарам с признаком 1 и 2 (с 1 июля 2019 года) . По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.

В разделе также содержится графа для указания дополнительных сведений по реализуемым товарам, работам, услугам, необходимых сторонам сделки.



Данный раздел становится доступным для заполнения, если в категориях поставщика установлена отметка о том, что он является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции.

Раздел заполняется по каждому участнику договора (соглашения) с учетом его доли участия.

Отражаемые в разделе данные аналогичны данным раздела G Данные по товарам, работам, услугам .

Данный раздел заполняется в случае, если выписка ЭСФ производится юридическим лицом, которое является поверенным поставщика (оператором) по договору поручения.

В разделе указываются основные реквизиты поверенного лица: его БИН, наименование, адрес местонахождения, сведения о документе, которым назначается поверенное лицо и т.д.

Данный раздел содержит сведения о поверенном лице покупателя и заполняется аналогично разделу I .

В форме выделен специализированный раздел, предназначенный для отражения дополнительных сведений по операции, которые необходимы сторонам сделки. В разделе могут быть указаны произвольные данные.

В разделе отражаются сведения лица, которым произведена выписка и заверение электронного счета-фактуры: сведения об электронно-цифровой подписи и ФИО лица, которым произведена выписка документа.

Налоговый кодекс РФ позволяет выставлять счета-фактуры не только в бумажном виде, но и в электронном. Контрагенты сами решают, каким образом они будут обмениваться документами. Право применять электронную документацию для направления входного к вычету закреплено в девятом пункте сто шестьдесят девятой статьи НК РФ.

Насколько это выгодно и удобно?

Электронные счета-фактуры удобны для обеих сторон. Продавцу нет нужды доставлять до клиента бумажный документ, тратя свое время и деньги, а покупатель получает нужный документ своевременно.

В электронном виде проще вносить изменения в счета-фактуры, исправлять, корректировать документ. Переделанный бланк счета-фактуры поступает покупателю в кратчайшие сроки. Электронные операции могут происходить почти мгновенно, что является существенным достоинством для сторон.

Вместе с тем есть и недостатки у электронного обмен счетами-фактурами. Сторонам нужно потратиться на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Подготовиться технически к получению и передачи электронной документации, заключить договора с посредником, который возьмет на себя процедуру обмена, оплатить его услуги.

Изменения 2016 года

С апреля 2016 года в силу вступил Приказ Минфина №174н от 10 ноября 2015 года, который установил новые правила осуществления процедуры обмен электронными счетами-фактурами.

Этот документ определил порядок действий каждого участника электронного документооборота: продавца, покупателя и Оператора.

Актуальные формы электронных счетов фактур утверждены приказом №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15. Данный приказ ФНС утвердил не только электронную форму стандартного счета-фактуры, но и его корректировочную форму.

Как перейти на электронные счета-фактуры?

Если два субъекта экономических отношений решают выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде, то нужно выполнить следующие шаги:

  1. Согласовать это в письменном виде;
  2. Подготовиться технически к приему и передаче электронных счетов-фактур;
  3. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
  4. Подобрать подходящего посредника – Оператора электронного документооборота;
  5. Заполнить и подать заявление на подключение к услугам Оператора;
  6. Заключить договор с Оператором;
  7. Получить от Оператора необходимые данные для подключения – параметры для доступа, идентификатор.

Образец соглашения

Два экономических субъекта – поставщик и клиент, должны договориться об электронном обмене счетами-фактурами. Электронная документация должна полностью заменить бумажную. Договариваться лучше не в словесной форме, а в письменной, чтобы не пришлось в будущем решать проблемы, связанные с недовольством одной из сторон.

Сторонам следует подписать соглашение об участии в электронном документообороте при передаче счетов-фактур. Содержание этого соглашения составляется в свободной форме, при этом в нем нужно указать следующие моменты:

  • Название бланка;
  • Дата и место составления;
  • Реквизиты сторон;
  • Подтверждение того, что стороны будут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде;
  • Указание на то, что должно быть выполнено требование приказа №174н о подписании документов УКЭП;
  • Ссылки на законодательные документы, устанавливающие порядок взаимодействия сторон при электронном документообороте;
  • День вступления соглашения в силу;
  • Срок действия соглашения;
  • Подписи сторон, печати.

Текст составляется в свободной форме, для примера предлагаем скачать шаблон соглашения ниже.

Соглашение об обмене электронными счетами-фактурами образец – .

Получение УКЭП

Приказ №174н определил, что подписывать счета-фактуры, извещения, уведомления, формируемые в ходе электронного обмена нужно именно усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чтобы иметь возможность выполнить это требование Минфина, следует обратиться в специализированные компании, которые способны создать ключи электронных подписей и выдать квалифицированные сертификаты на них. Ориентироваться тут нужно на Федеральный закон №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Обычно счет-фактуру подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер (если он есть в компании), а также другие сотрудники. На всех лиц следует получить УКЭП. Кроме того, нужно выписать доверенность, которая позволит представителям компании подписывать электронную документацию. Доверенность может быть заменена распорядительных документом, например, приказом.

Выбор Оператора электронного документооборота и заключение с ним договора

Выбор достаточно большой, стороны могут выбрать более, чем одного Оператора, и заключить с каждым договор о сотрудничестве.

Каждый участник (покупатель и поставщик) должен заполнить заявление и подать его оператору. Как правило, Операторы предлагают готовые бланки заявления с полями для заполнения, остается их только оформить и подать по месту назначения. Заявление содержит основные сведения об экономическом субъекте, его реквизитах и выражает желание подключиться к электронному обмену счетами-фактурами через телекоммуникационные каналы связи.

После того, как будет подписан договор о подключении, Оператор представляет необходимые данные, на основании которых участник подготавливает свои технические средства к приему и передаче электронной документации. Оператору отводится срок в 3 дня с момента подачи заявления, в течение которого он должен передать данные для подключения.

Сведения о том, что стороны будут обмениваться электронными вариантами счетов-фактур подаются в налоговый орган, эта задача ложится на Оператора, покупателю и продавцу никаких действий предпринимать не нужно.

Порядок обмен электронной документацией

Подробная процедура обмена электронными счетами фактурами прописана в приказе №174н. Определяются действия каждой стороны при первичной подаче счета-фактуры, его исправления, подачи корректировочного документа.

Раньше при получении покупателем файла с электронным счетом-фактурой он должен был оформить извещение о свершении этого события. Новый приказ с апреля 2016 года отменил эту обязанность для покупателя. Извещение направляется только в том случае, если обе стороны согласовали этот момент и определили, что документ необходим.

Особенности порядка электронного обмена:

  • Каждый формируемый документ заверяется УКЭП;
  • Каждому участнику электронных отношений нужно проверять файлы при поступлении;
  • Вся оформляемая документация должна сохраняться в электронном виде;
  • Каждое действие должно подтверждаться оформление подтверждения Оператора;
  • На каждое подтверждение покупатель и продавец должны направить извещение о том, что они получили подтверждение;
  • Извещение о поступлении счета-фактуры покупателю оформляется по желанию сторон;
  • Каждый отдельный счет-фактура должен отправляться обособленно.

Исправление электронных счетов-фактур

Электронный документооборот позволяет быстро исправлять технические ошибки в счетах-фактурах. В зависимости от вида ошибки применяется либо исправленный, либо корректировочный документ.

Если ошибка техническая (опечатка, неправильный расчет), то документ исправляется, при этом покупатель направляет продавцу через Оператора уведомление о необходимости изменить счет-фактуру. Продавец формирует еще один такой же счет-фактуру, указывает номер и дату исправления и передает через Оператора покупателю готовый бланк.

Если ошибка связана с неверным указанием цены, количества, ставки НДС, самой суммы НДС в связи с излишками, недостачей при поставке, согласованном изменении цены, то следует оформлять корректировочный счет-фактуру – самостоятельный документ, который является дополнением основного документа. Направляется корректировочный документ через Оператора так же, как и обычный.

Можно ли компаниям выставлять электронные счета-фактуры? Какие нюансы при этом стоит учитывать, какого порядка придерживаться? Рассмотрим порядок, что установлен нормативной документацией налоговых структур в 2019 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Большое количество предприятий по привычке ведут учет документации на бумаге, что становится причиной замедления процесса обмена справками, увеличения затрат на доставку документации, покупку материала.

Решить такие проблемы можно, перейдя на электронный документооборот. Разберемся в особенностях выставления электронного счета-фактуры.

Что нужно знать?

Для чего нужен такой документ, как счет-фактура и когда должен выставляться – это тот вопрос, который должен быть рассмотрен в первую очередь.

Укажем, какие методы формирования документов могут использоваться, а также какими законодательными актами Российской Федерации руководствоваться при желании обмениваться электронными бланками с контрагентами.

Понятия

Основной метод формирования документа

Допускается 2 способа формирования бланка счета-фактуры:

По авансовым платежам метод будет определен в зависимости от условий:

Используют ручной ввод данных и ввод на основании полученных счетов-фактур на перечисление сумм.

Законные основания

Правила подготовки электронного счета-фактуры описаны в Приказе Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года № 50 н.

Электронный документооборот счетами-фактурами

Электронный счет является юридически значимым документом. Документ, составленный в электронном формате, должен готовиться в 1 экземпляре.

Электронный счет-фактура выглядит так же, как и обычный. Но в первом случае не возникает обязательства сохранять бланки в бумажном виде, о чем говорится в .

Но есть главное отличие – такой бланк может передаваться только через операторов связи электронного документооборота.

Какие еще нюансы организациям, которые уплачивают налог на добавленную стоимость, стоит знать при формировании электронного счета-фактуры в 2019 году.

Кто может формировать электронно?

Счета-фактуры необходимы тем лицам, которые являются плательщиками или совершают операции, что облагаются таким видом налога.

Для выставления электронного счета плательщики должны получить согласие контрагента. Такие счета-фактуры имеет право представлять:

  • организация, что реализует продукцию;
  • налоговый агент, что есть в перечне .
  • комиссионер, агент, что действует в соответствии с интересами принципалов, если продажа или покупка товара осуществляется от себя.

Общие требования

Для признания счета-фактуры в электронном виде юридически значимым стоит соблюсти некоторые правила.

Бланки, подтверждение операторов ЭДО, извещение покупателя о том, что документ получен, должны сохраняться, не нарушая хронологии передачи или получения в конкретном периоде.

Счета-фактуры также хранятся сторонами сделки в течение 4 лет ().

Чтобы составлять электронные счета (о чем говорилось выше), стоит получить согласие второй стороны совершаемой операции по продаже или покупке товара, .

Также должны соответствовать технические возможности компаний. Разберемся, является обмен правом или обязанностью.

Если контрагент не даст согласия, это не будет рассмотрено как уклонение от составления договоров. Ведь обмениваться электронными документами фирмы могут на добровольной основе.

Обмен возможен при использовании сертифицированных средств криптографического типа защиты сведений, которые должны совмещаться со средствами, что применяются в налоговой инспекции .

Допускается выставление и получение бланков в зашифрованной и незашифрованной форме (п. 1.7 Порядка составления электронного счета).

Проводить документооборот можно отдельно по каждому бланку. Ставят ту дату выставления счета, когда он передан операторам от продавцов. Вписывается число оператором.

  • продавец получил подтверждение от операторов;
  • поступило извещение о получении документа от фирмы, что приобретает товар

Дата получения бланка – день, когда оператор направил счет покупателям (должно также поступить извещение и подтверждение операторов).

Обязанности продавцов при подготовке электронного счета (последовательность):

  • необходимо сформировать бланк и проверить электронную подпись (действительна ли она);
  • ставится электронная подпись;
  • документ зашифровывается;
  • бланк направляется покупателю по электронной почте с помощью операторов;
  • подписанный счет сохраняется.

Когда будет получено подтверждение, продавец должен действовать так:

  • проверяет, подлинна ли подпись оператора;
  • готовит извещение о получении подтверждений;
  • ставит на извещении электронную подпись и отправляет его операторам;
  • сохраняет документ, что получен от оператора.

Приведем порядок действий покупателей не позже следующего дня после поступления документа:

  • осуществляется проверка подлинности подписи компании-продавца;
  • формируется извещение о том, что счет получен;
  • ставится на извещении электронная подпись;
  • документ направляется с помощью оператора продавцам;
  • сохраняется счет-фактура и извещение о том, что счет поступил.

При необходимости внести правки в счет-фактуру организация, покупающая товар, должна представить продавцу уведомление о необходимости уточнить сведения в документе.

Действия будут такими:

  • создается уведомление;
  • подписывается;
  • зашифровывается;
  • направляется контрагенту;
  • сохраняется.

После устранения ошибок, продавец направляет бланк счета-фактуры не позже следующего дня. Иногда возникают сложности:

Если фирма, реализующая продукцию, своевременно не получила подтверждение Об этом стоит уведомить оператора телекоммуникационного канала связи. Это же касается и тех случаев, когда не поступило извещение о получении покупателем
Если не получено счет-фактуру, покупатель информирует об этом компанию Что продает товар. При наличии у продавца подтверждения отправки стоит решать вопрос с оператором
Если бланк так и не дошел до адресата, тогда нужно будет выставить счет-фактуру на бумаге Те бланки, что были выставлены или получены, бухгалтером регистрируются в и Книгах покупок, продаж. Такие документы могут составляться в бумажном или электронном формате

Как осуществить переход?

Стоит выполнить такие действия:

Нужно договориться со второй стороной сделки об обмене счетами-фактурами в электронном виде Четкой формы такого соглашения не существует
Далее организации должны получить сертификаты ключей цифровой подписи Если у вас он уже имеется, новый не понадобится. Получить сертификат можно в удостоверяющих центрах, предъявив удостоверение личности и Приказ или доверенность на проставление подписей
Следует подать операторам связи заполненный бланк заявления об участии в ЭДО Фирма должна быть в перечне доверенных операторов ЭДО (согласно ).В заявлении отражаются такие сведения:
  • название организации;
  • месторасположение фирмы;
  • информация о налоговых структурах;
  • контактные данные;
  • сведения о сертификате ключа подписи
Нужно прописать в Правила электронного документооборота (относительно счетов-фактур)
Затем стоит учесть затраты (можно при расчетах сумм ) Что возникают при передаче виртуального счета

Учтите, что с 1 января 2019 года вступило в силу положение об обязательном принятии от налогового органа по телекоммуникационному каналу связи электронное требование на подачу документации.

Его получение стоит подтверждать, подписывая электронным видом подписи извещение, а затем направлять такое извещение по тем же каналам через операторов. То есть, в текущем году компаний должны будут переходить на ЭДО.

Возникающие нюансы

Несмотря на тот факт, что при выставлении счета-фактуры в электронной форме стоит придерживаться особых правил, формирование осуществляется аналогично обычным бланкам.

Но как быть с отражением электронного документа в Журнале учета и Книгах покупок и продаж? Как работать в 1С? В чем суть электронной подписи?

Особенности работы с 1С

В программах 1С:

  • можно формировать, ставить подписи и отправлять, нажав необходимую кнопку;
  • можно пользоваться любым сертификатом ЭЦП, что признается федеральной налоговой службой;
  • допускается осуществлять обмен документами;
  • формировать в автоматическом режиме бланки.

Чтобы подключиться к обмену ЭДО с использованием «1С-Такском», стоит выполнить определенные действия:

  1. Нужно проверить, обновлялась ли программа до той версии, когда возможен обмен электронными документами.
  2. Далее подается заявка на подключение.
  3. После того, как заявка будет обработана, в личном кабинете появится Идентификатор участников обмена ЭДО.
  4. Затем стоит настроить программу.

Остановимся на последнем пункте. Необходимо установить флажки, чтобы можно было использовать только электронный обмен. Появится возможность выбрать команду «Сформировать», «Подписать», «Отправить».

Затем настраивается криптография и осуществляется настройка сертификата электронной подписи, прописывают техническую характеристику программного обеспечения.

Чтобы можно было подписать бланк, нажав одну кнопку, стоит перенести сертификаты электронных подписей в саму программу. Нужно также прописать контрагентов, с которыми вы будете обмениваться счетами-фактурами.

Ведение электронного журнала учета

Регистрация счетов-фактур осуществляется в Журнале учета:

Правила, используемые при этом, едины для обычных документов и электронных. Плательщики имеют право вести учет и сохранять счета в Журнале и и электронного типа.

Раньше нужно было продавцам и покупателям такой документ распечатать по истечению налогового периода. Теперь такое обязательство отсутствует.

В электронном Журнале и Книгах ставится электронная подпись при представлении в налоговую инспекцию. Важный нюанс при регистрации бланков в журнале – есть ли извещение о получении.

Если таковое не имеется, то отражать данные счета-фактуры в отчетности не допускается.

В том случае, когда фирма, что реализует товар, не получила счет-фактуру электронного типа, в 1 и 2 части Журнала учета будут регистрироваться исключительно те бланки, что представлены на бумаге.

Такой документ будет составлен на основании электронного экземпляра (из него переносятся данные).

Как быть с подписью в СФ?

Чтобы плательщик могут предъявить к , электронные бланки должны содержать квалифицированную электронную подпись фирмы, что выступает продавцом.

Налоговая не принимает электронные документы, и соответственно, откажет в возмещении НДС, если подпись не будет проставлена в соответствии с установленными правилами.