Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.

В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
вклеивать, вшивать чистые листы;
вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ - вкладыш.

Это особый , который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

9 для сведений о работе;
8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

Выдача бланка . Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
Первичное оформление . На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
- полные ФИО согласно паспорту;
- дата рождения;
- образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
- профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
- дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
- фамилия кадрового работника.
Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.
Внесение записей . Информация вносится так же, как и в трудовую:
- нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
- во втором столбце пишется дата записи;
- третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
- в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую . Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки - между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

Допущенные при оформлении . Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
Сделанные в процессе ведения . Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
- неправильная дата приёма на работу;
- не указано наименование организации;
- отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
- сокращение слов в любых полях;
- заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
- внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма - вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях - 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

принимать чистый вкладыш от сотрудника;
требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую - это Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
открыть бланк вкладыша посередине;
сделать шилом два отверстия - в трудовой и во вкладыше;
с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
без трудовой вкладыш не действителен;
нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку?

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

оформлять данного гражданина на работу;
увольнять гражданина с данного места работы;
делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции , утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

В трудовой книжке зафиксирована практически вся профессиональная жизнь работника. Ошибки при её заполнении способны привести к потере страхового или специального стажа, который в некоторых случаях имеет важное значение.

Если подобное случится, человеку придётся потратить на восстановление документов время и значительные усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо хорошо знать правила заполнения документа и, по возможности, самостоятельно контролировать правильность записей.

Что это такое и когда нужно применять?

Когда профессиональная жизнь проходит активно и разнообразно, рано или поздно трудовая книжка (ТК) может закончиться. В неё могут вноситься не только записи о приёме или увольнении с работы, но и следующие:

Внутренние переводы.
Внешние переводы.
Поощрения, которые положено заносить в персональный документ работника.
Другие записи.

Когда место в книжице заканчивается, возникает вопрос о том, что делать с этим в дальнейшем. Законодательство не предусматривает ведение второго или третьего тома документа . Для данной ситуации предусмотрено использование специального вложения. Он является бланком строгой отчётности, имеющим серию и номер, а также высокий уровень защиты от подделок.

Правила для внесения записей регламентируются инструкцией по заполнению персональных форм учета стажа, которая была введена Постановлением от Минтруда №69 . Оно было утверждено 10 октября 2001 года. Этот документ называется «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как оформить вкладыш?

Когда окончилась книжка, работнику не нужно ничего с этим делать. Процедура оформления осуществляется на предприятии, куда он пришёл работать. Во время приема в коллектив он, в частности, сдаёт свой документ в отдел кадров. Подготовка и подписание пакета документов происходит с его минимальным участием.

Пошаговая инструкция состоит в следующем :

Предприятие закупает бланки у специализированной типографии, если это необходимо.
Стоимость вкладыша вычитается из зарплаты сотрудника. Предварительно его об этом необходимо уведомить.
Хотя строгих правил не существует, вложение, обычно, вставляют между последней страницей и обложкой.
Вкладыш необходимо подшить. Для этого шилом проделывают несколько дырок вдоль сгиба. Через них продевают нитку таким образом, чтобы связать её концы наглухо внутри документа. Дырки шилом некоторые делают непосредственно на сгибе, а другие - параллельно ему на пару миллиметров правее.
Подклеивать или пломбировать нить, которой прошивался документ, не требуется.
После того, как он будет закреплён, заполняется лицевая часть.
На первой странице трудовой ставится ясно различимая запись о наличии вложения с указанием его серии и номера.

Любые ошибки при оформлении недопустимы. В этом случае старый экземпляр удаляется и вместо него вставляется новый .

После вклеивания нового бланка заполнение проводится таким же образом, как и раньше.

Заполнение лицевой части

На самой первой странице вкладыша предусмотрено заполнение данных о работнике.

Здесь необходимо внести следующую информацию:

фамилия, имя, отчество;
указать имеющееся образование;
есть специальная графа для указания профессии или специальности;
пишется дата рождения сотрудника;
предусмотрена строка для указания даты заполнения;
в нижней части страницы ставится подпись владельца документа.

В нижней части ставят печать предприятия и подпись лица, которое является ответственным за проведение заполнения.

Нужна ли пометка в основной трудовой о наличии вкладыша?

Поскольку такой бланк является документом строгой отчетности, он имеет серию и номер, а также на нем предусмотрена защита от возможных подделок.

После того, как дополнительное вложение будет подшито и заполнено без ошибок, на начальной странице трудовой наносится отчётливо различимая запись о серии и номере выданного бланка. Формулируют её обычно, начиная с фразы: «Выдан вкладыш». Затем пишут номер, серию и дату заполнения.

Эту запись разрешается делать как вручную, так и с использованием штампа.

Нумерация записей

В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является основным способом для того, чтобы удостоверить страховой и профессиональный стаж. В ТК РФ нет упоминания о том, что у одного человека могут быть два и более формуляра с записями о местах работы.

Появление вложения после исчерпания места в первой части трудовой книжки не прерывает логику и последовательность ведения документа. Сквозная нумерация записей продолжает ту, которая была начата с первого дня работы.

Законодательство не предусматривает ведение второй или последующих трудовых книжек после исчерпания предыдущих. Для увеличения места в документе настоятельно рекомендовано использование вкладыша.

Если предположить, что и после этого место в документе закончится, то разрешается подшить следующий бланк. Их общее количество для одного работника законом не ограничивается.

Распространенные ошибки

Несмотря на то, что вклеивание нового приложения не выглядит сложным, на практике могут допускаться ошибки, связанные с неправильным оформлением:

Некоторые считают, что обложку необходимо удалить перед тем, как бланк будет подшит. На самом деле его нужно подшивать в том виде, в котором он был получен.
Нужно помнить, что неподшитый вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Для его использования он должен быть правильно прикреплён к трудовой книжке .
Дата заполнения на новом бланке относится к моменту оформления вкладыша, а не к основной книжке.
Возможна ситуация, когда личные данные у сотрудника изменились с того момента, когда оформлялись первые записи. Наиболее часто встречается ситуация, когда у работника другая фамилия. При приеме на работу данные должны быть правильными на момент заполнения бланка. Если они изменились, указывать необходимо те, которые верны в настоящий момент.
Некоторые, чтобы получить дополнительное место для записей, вручную исправляют надпись «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» и продолжают на этом месте вносить дальнейшие записи. Так делать не разрешается. В этой ситуации необходимо добавить вкладыш.
Не допускается подшивать вместо него новую трудовую книжку. Также нельзя подклеивать отдельные новые листы.

Основные моменты и нюансы заполнения, ведения и учета вкладышей

Хотя часто новый бланк подшивают в конце трудовой, для выбора места нет законодательных ограничений. Некоторые считают, что удобнее прикреплять вложения перед первой страницей сведений о награждениях или в середине трудовой.

При заполнении могут быть допущены ошибки. Если это произойдёт, нужно не вносить исправления, а взять новый вкладыш и заново оформить его. Поэтому удобнее, сначала производить заполнение, а потом подшивать в его книжку.

Возможна ситуация, когда внесен номер последней записи, а места для текста не хватает. В этом случае её можно продолжать на вкладыше таким образом, как будто это просто следующая страница формуляра .

Если уже после оформления документа у сотрудника поменялась фамилия, то исправить её будет необходимо и в самой книжке, и в добавленном вкладыше.

Иногда может возникнуть ситуация, когда, при поступлении в коллектив, печать на новый бланк проставлена не была. Даже если сотрудник уже работает в другом месте и узнаёт об этом, он все же должен вернуться к прежнему нанимателю и проставить оттиск. Однако на новой работе этого делать нельзя. Для оформления нужно обратиться именно к тому работодателю, который занимался подшивкой вложения.

Существует специальная книга для учёта движения трудовых книжек. При её отсутствии на предприятие может быть наложен штраф (в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ). Она относится к учёту поступления трудовых книжек и их выдачи уволенным сотрудникам. В шестой графе этой книги указывают не только серию и номер самой книжицы, но и данные вкладыша.

Чистые формуляры должны закупаться предприятием. Недопустимо, когда сотрудник предлагает свой чистый бланк.

Не допускаются ошибки именно при первичном заполнении. Однако если они все же закрались при внесении записей, предусмотрен алгоритм их исправления.

В данном случае ошибочную надпись не зачёркивают и не пытаются вытереть. Её оставляют в ошибочном виде. Далее, под следующем номером, указывают, что предыдущую считать недействительной. После вписывается правильная информация.

Заключение

Хотя оформлением бумаг занимается фирма-работодатель, работник должен сам контролировать основные моменты ведения своих персональных данных. Если при внесении записей допускаются ошибки, впоследствии это может привести к некоторым проблемам из-за того, что часть стажа учтена не будет.

Как практически подшить дополнительные страницы к основному документу о наличии профессионального стажа, расскажет автор следующего сюжета.

Главная » Кадры » Как заполнить и подшить вкладыш в трудовую книжку

Ситуация, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной, не так уж распространена в повседневной жизни, поэтому иногда даже опытные сотрудники отдела кадров не всегда осведомлены, как осуществляется ведение вкладыша в трудовую книжку, оформляемого после того, как в основном документе не осталось свободных граф.

Как оформить

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03. В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.

Обратите внимание! При оформлении вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп с надписью о том, что была произведена выдача соответствующего документа с указанием его серийного номера. Так как документ имеет строго унифицированную форму, идентичную самой трудовой книжке, его оформление осуществляется по тем же принципам.

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки. существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Нумерация во вкладыше

Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.

Образец записи

Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:

Фамилия работника;
Имя сотрудника;
Отчество;
Полная дата рождения;
Имеющееся образование;
Профессия или специальность;
Проставляется дата заполнения документа;
Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Вот так выглядит образец записи на развороте документа:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:

Обратите внимание! Произведенная запись заверяется печатью учреждения и подписью руководителя. Идентично приведенному примеру происходит заполнение раздела о награждениях.

Как вшить вкладыш

В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.

Кто должен покупать вкладыш

Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.

Обратите внимание! Приобретение в магазине может оказаться значительно дешевле, чем выплата стоимости учетного документа в бухгалтерию организации, ведь при заказе из типографии компания понесет дополнительные расходы, например, связанные с доставкой.

Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша

В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.

Дубликат вкладыша

Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.

Вкладыш в трудовую книжку — правила оформления

Если в один из разделов трудовой книжки больше нет возможности вписывать сведения о сотруднике, в таком случае необходимо использовать так называемые вкладыши. Дополнительные страницы стали отличной альтернативой для того, чтобы каждый раз не заводить новое рабочее удостоверение. Они являются актуальными для тех, кто ведет деятельность активно и достаточно часто меняет рабочие места. И хотя основные принципы заполнения дополнительных страниц являются аналогичными с теми, которые применяются для основных листов, но определенные нюансы присутствуют, и их следует учитывать.

Вопрос оформления регламентируется Постановлением Минтруда и другими нормами от Правительства. За заполнение вкладыша в трудовую книжку отвечает именно тот работодатель, у которого в данный момент работает человек. Особенностью оформления титульного листа является тот факт, что проставлять нужно фактическую дату внесения данных, а не дату, когда была заведена книга. В данной ситуации кадровые работники вписывают актуальные сведения о сотруднике, поскольку нередко фамилия и другая информация может меняться с течением времени. Под каждой записью также проставляется подпись и печать.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна продолжать установленный в книге порядок. Поэтому если последняя страница в книге – 16-я, то первый дополнительный лист будет – 17-й.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Дополнительные страницы применяются, когда закончились основные. Даже если на основных страницах не хватило места для последней записи, то ее можно перенести на дополнительные.

Многих интересует, кто покупает вкладыш в трудовую книжку работник или работодатель. Сама функция оформления соответствующего процесса относится к обязательным действиям нанимателя. Если в момент, когда нужно внести новые данные, основные страницы в книге работника заканчиваются, то кадровые сотрудники обязаны позаботиться о новых вкладываемых листах. Однако за оплату этих листов отвечает именно работник. Он должен возместить полную стоимость этих бланков. Оплата выполняется одним из следующих способов:

Перечисление на банковский счет;
Перечисление средств через кассу;
Удержание нужной суммы с зарплаты.

Читайте также: Больничный при беременности

В любом случае работодатель с работником должны заранее договориться о том способе, при помощи которого будет осуществлена оплата.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В правилах заполнения и учета рабочих удостоверений каждого гражданина указано, что при необходимости имеется возможность вшить новые страницы в этот документ. Других сведений об этом в установленном порядке нет. Поэтому качество применяемых ниток и точное место для вшивания выбирается непосредственно работодателем, занимающимся оформлением книги. На практике кадровые сотрудники для вшивания выбирают место сразу за последней страницей и непосредственно перед задней обложкой. При этом использовать степлер вместо ниток запрещено, потому что со временем металл окисляется, и соответственно страницы с внесенными записями могут быть испорчены.

Заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку – образец

Перед оформлением нового бланка подчиненный должен составить надлежащее заявление на имя руководителя организации. После указания в верхней части обращения ФИО и должности заявителя в тексте приводится просьба о выдаче нового листа. По существующим правилам упоминается стоимость бланка и согласие с тем, что деньги будут удержаны с заработной платы за следующий период. В завершении обращения требуется поставить подпись и датировать документ.

Скачать образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку – образец

Наиболее стандартный вид данной записи представляет собой проставление специальной печати, которая служит подтверждением выдачи дополнительного листа для рабочего удостоверения. В содержании представленного документа отмечается, что был выдан дополнительный бланк, а также упоминается серия с номером этой страницы. На этом же листе традиционно вносятся и другие данные – об образовании, специальности, изменениях и прочее.

Скачать образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них — образец

Основной документ, при помощи которого осуществляется контроль за рабочими удостоверениями трудящихся — журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому именно в журнал учета и движения в обязательном порядке вносится информация о дополнительных бланках. От работника при увольнении могут затребовать подпись в этом журнале, которая подтвердит получение на руки книги. В соответствующий акт последовательно вносятся данные о документах работника и о самом работнике.

Скачать образец книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них

Важным условием при оформлении рабочих отношений является следование установленным законом нормам. Это касается в особенности тех случае, когда речь идет о внесении данных в рабочий документ трудящегося. Корректное заполнения представленного акта имеет важное значение, в частности, при выходе на заслуженных отдых.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Читайте также: Увольнение по статье 81 пункт 6

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек>
зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел>
вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов>
зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Официальное трудоустройство предполагает обязательное оформление записей в трудовой книжке. Это регламентировано Трудовым Кодексом (ТК) РФ. Трудовая – главный документ работающего человека, отражающая все этапы трудовой деятельности: от первого трудоустройства и до пенсии. Поэтому она является основанием для оформления пенсионного обеспечения в РФ.

Про заполнение трудовой книжки при смене фамилии читайте в этой статье.

Случается, что работник часто меняет место работы или же активно продвигается по служебной лестнице. Поэтому трудовая такого гражданина содержит огромное количество записей. Ведь все события в трудовой жизни человека находят свое отражение в этом документе: прием на работу, назначение на новую должность, увольнение, получение дополнительного образования, поощрения, увольнение и т. д.

Трудовая книжка имеет определенное количество листов, и, если записей много, она заканчивается. Согласно трудовому законодательству, данный документ у гражданина может быть только один. Поэтому, для возможности внесения новых записей существует специальный вкладыш (Постановление Правительства №225 от 16.04.2003 года). Рассмотрим, как заполнить, и как вшить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с законодательством.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке можно узнать здесь.

Вкладыш для трудовой

Вкладыш представляет собой дополнительные листы для трудовой книжки, отпечатанные, как и сама трудовая, в объединении «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ. Вкладыш – унифицированный документ установленного образца. Он является продолжением основной трудовой книжки, поэтому отдельно от нее вкладыш не действителен.

Вкладыши должны храниться в бухгалтерии и выдаваться отделу кадров по требованию. Вкладыши также можно приобрести в магазине, где продаются различные бланки документов.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.